POLÍTICA DE PRIVACIDAD
Fecha de última actualización: 02/05/2026
1. ¿Quién es el responsable del tratamiento?
El responsable del tratamiento es:
ARXIPELIC SOFT C.B., titular de la marca comercial
Checkin Vacacional
NIF: E24835845
Domicilio: c/ Màniga 8, 07520 Petra, Mallorca, España
Email: info@checkinvacacional.com
Teléfono: +34 644 64 93 27
La presente Política de Privacidad se aplica al tratamiento de datos personales realizado a través del sitio web, la plataforma Checkin Vacacional y los canales de contacto asociados al servicio.
Normativa aplicable: Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos; Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales; Ley 34/2002, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico; y demás normativa aplicable.
2. ¿A quién aplica esta Política?
Esta Política explica cómo tratamos datos personales cuando:
- visitas nuestro sitio web;
- solicitas información;
- contactas con nosotros por email, teléfono, WhatsApp u otros canales;
- te registras como cliente o usuario de la plataforma;
- utilizas Checkin Vacacional como titular, gestor o responsable de un alojamiento;
- recibes comunicaciones operativas, de soporte o comerciales, cuando proceda;
- eres huésped y utilizas un formulario de check-in gestionado por un alojamiento que usa Checkin Vacacional.
3. Nuestros roles: responsable y encargado del tratamiento
Checkin Vacacional puede tratar datos personales con dos roles distintos:
A) Cuando actuamos como responsable del tratamiento
ARXIPELIC SOFT C.B. actúa como responsable del tratamiento cuando trata datos de clientes, usuarios registrados, contactos comerciales, facturación, soporte, comunicaciones operativas, comunicaciones comerciales y navegación web.
Esto incluye, por ejemplo, los datos que nos facilitas al registrarte, contratar el servicio, contactar con soporte, solicitar información, recibir facturas o suscribirte a comunicaciones.
B) Cuando actuamos como encargado del tratamiento
ARXIPELIC SOFT C.B. actúa como encargado del tratamiento cuando trata datos de huéspedes introducidos, gestionados o comunicados a través de la plataforma por un alojamiento cliente.
En estos casos, el titular o gestor del alojamiento es el responsable del tratamiento, ya que determina la finalidad del tratamiento y utiliza la plataforma para cumplir sus propias obligaciones legales, contractuales u operativas.
Si eres huésped, el responsable principal del tratamiento de tus datos será el alojamiento en el que te hospedas o con el que has contratado la estancia. Checkin Vacacional tratará tus datos siguiendo las instrucciones de dicho alojamiento y únicamente para prestar el servicio técnico contratado.
El tratamiento de datos de huéspedes por parte de Checkin Vacacional se regula, además, mediante el correspondiente contrato de encargo de tratamiento, que forma parte de las condiciones aplicables al servicio.
4. Servicio y marco sectorial: RD 933/2021 y SES Hospedajes
Checkin Vacacional es una herramienta tecnológica que permite a titulares y gestores de alojamientos recopilar datos de viajeros, gestionar registros o partes y realizar comunicaciones a SES Hospedajes, en el marco del Real Decreto 933/2021 y demás normativa aplicable.
El titular o gestor del alojamiento es el sujeto obligado respecto de la actividad de hospedaje y el responsable de comprobar la exactitud de los datos, verificar la identidad de los viajeros cuando proceda, revisar la información introducida y realizar las comunicaciones dentro de los plazos legalmente aplicables.
Checkin Vacacional facilita el proceso técnico, pero no presta un servicio de verificación oficial de identidad ni sustituye las obligaciones legales que corresponden al titular o gestor del alojamiento.
La plataforma no está diseñada para solicitar, subir ni conservar copias completas del DNI, pasaporte u otros documentos de identidad de los huéspedes. La recogida de datos se limita a los campos necesarios para la prestación del servicio y, en su caso, a los exigidos por la normativa aplicable.
La Agencia Española de Protección de Datos ha indicado que solicitar o conservar copias del DNI o pasaporte como práctica general en hospedajes no resulta adecuado para cumplir el Real Decreto 933/2021, al suponer un tratamiento excesivo y contrario al principio de minimización de datos.
5. ¿Qué datos tratamos y para qué?
5.1. Cuando actuamos como responsable del tratamiento: clientes, usuarios y contactos
a) Alta y gestión de la cuenta
Datos tratados: nombre y apellidos, email, teléfono si lo aportas, empresa o razón social, NIF, dirección de facturación, datos de acceso, IP, identificadores técnicos, logs necesarios y datos asociados al uso de la plataforma.
Finalidad: crear y administrar tu cuenta, permitir el acceso al servicio, gestionar usuarios, mantener la seguridad de la plataforma, prevenir usos indebidos y prestar el servicio contratado.
Base jurídica: ejecución del contrato o aplicación de medidas precontractuales; e interés legítimo en garantizar la seguridad, prevenir abusos y proteger la plataforma.
b) Facturación, cobros y gestión administrativa
Datos tratados: datos fiscales y de facturación, histórico de compras, créditos adquiridos o consumidos, importes, impuestos, estado de pagos y datos necesarios para la gestión económica del servicio.
Cuando el pago se gestiona mediante pasarela externa, Checkin Vacacional no almacena números completos de tarjeta bancaria.
Finalidad: emitir facturas, gestionar cobros, llevar la contabilidad, cumplir obligaciones fiscales y atender incidencias administrativas.
Base jurídica: ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones legales.
c) Soporte y comunicaciones operativas
Datos tratados: nombre, email, teléfono, contenido de mensajes o tickets, datos técnicos asociados, navegador, dispositivo, capturas o información facilitada voluntariamente para resolver incidencias, y logs de error cuando sean necesarios.
Finalidad: atender consultas, resolver incidencias, prestar soporte técnico, mejorar la calidad del servicio, verificar errores y garantizar la seguridad de la plataforma.
Base jurídica: ejecución del contrato e interés legítimo en prestar soporte, mantener la seguridad y mejorar el servicio.
Cuando contactes con nosotros por WhatsApp, email, teléfono u otros canales de soporte, trataremos tus datos de contacto y el contenido de la comunicación para atender tu consulta, resolver incidencias y prestarte asistencia. Si utilizas servicios de mensajería de terceros, como WhatsApp, dichos proveedores podrán tratar datos conforme a sus propias condiciones y políticas.
d) Comunicaciones comerciales
Datos tratados: nombre, email, teléfono si procede, empresa, historial básico de relación comercial y datos de interacción con comunicaciones, como aperturas o clics cuando se utilicen herramientas que lo permitan.
Finalidad: enviarte información sobre novedades, mejoras, promociones, contenidos, funcionalidades o servicios relacionados con Checkin Vacacional.
Base jurídica: consentimiento, cuando sea necesario; o interés legítimo cuando exista una relación contractual previa y se trate de productos o servicios similares, siempre con posibilidad de oposición en cada comunicación.
Puedes darte de baja o oponerte a recibir comunicaciones comerciales en cualquier momento.
e) Web, analítica y cookies
Datos tratados: identificadores online, dirección IP, información del dispositivo, navegador, preferencias de cookies y datos de uso del sitio web, según la configuración aceptada por el usuario.
Finalidad: permitir el funcionamiento del sitio web, mejorar la experiencia de navegación, medir el uso del sitio, analizar rendimiento y reforzar la seguridad.
Base jurídica: consentimiento para cookies no necesarias; y, para cookies técnicas o estrictamente necesarias, la prestación del servicio solicitado o interés legítimo, según proceda.
Puedes consultar más información en nuestra Política de Cookies.
5.2. Cuando actuamos como encargado del tratamiento: huéspedes de alojamientos clientes
Cuando un alojamiento utiliza Checkin Vacacional para gestionar el registro de viajeros, tratamos los datos personales de los huéspedes por cuenta de dicho alojamiento.
La finalidad del tratamiento es prestar el servicio técnico contratado, incluyendo, según proceda:
- recopilar los datos necesarios para el registro;
- generar el parte o registro correspondiente;
- permitir la aceptación o firma del parte por el huésped o adulto responsable, cuando proceda;
- facilitar la comunicación de los datos a SES Hospedajes;
- conservar evidencias técnicas del proceso, estados de envío, justificantes o trazabilidad asociada;
- prestar soporte técnico al alojamiento.
Los datos tratados pueden incluir, según la configuración del servicio y las instrucciones del alojamiento:
- datos identificativos;
- datos de contacto;
- datos del documento de identidad;
- datos de la estancia;
- firma o aceptación del parte;
- datos técnicos asociados al proceso;
- identificadores internos;
- estados de envío, error o aceptación;
- evidencias técnicas asociadas al proceso.
La base jurídica del tratamiento la determina el alojamiento como responsable del tratamiento. Habitualmente podrá estar relacionada con el cumplimiento de obligaciones legales aplicables al alojamiento, la ejecución de la relación contractual con el huésped u otras bases previstas en el RGPD, según corresponda.
Checkin Vacacional no contrasta los datos con bases oficiales ni garantiza que los datos introducidos por el huésped o por el alojamiento sean verdaderos, completos o actualizados. La comprobación de la identidad del viajero y la exactitud de la información corresponden al titular o gestor del alojamiento.
6. Evidencias, aceptación del parte y trazabilidad
La plataforma puede generar y conservar evidencias técnicas relacionadas con el proceso de registro, aceptación, firma, envío o estado de las comunicaciones, siempre por cuenta del alojamiento y según la configuración del servicio.
Estas evidencias pueden incluir, entre otras:
- fecha y hora;
- dirección IP;
- navegador o dispositivo;
- aceptación mediante casilla de verificación;
- firma;
- estado de validación OTP si se utiliza;
- identificadores internos;
- justificantes técnicos de envío;
- estado de aceptación, envío o error;
- huellas digitales del documento o contenido generado;
- trazabilidad técnica asociada al proceso.
La finalidad de estas evidencias es permitir la trazabilidad del proceso, preservar la integridad técnica de la información, prestar soporte y facilitar al alojamiento la gestión de posibles incidencias o requerimientos.
Estas evidencias no equivalen por sí mismas a un proceso de verificación oficial de identidad ni garantizan que la persona que acepta, firma o completa el formulario sea quien dice ser. La verificación de identidad que corresponda realizar seguirá siendo responsabilidad del alojamiento.
7. Origen de los datos
Los datos personales que tratamos pueden proceder de:
- el propio interesado, cuando se registra, contacta con nosotros o utiliza el sitio web;
- el cliente o alojamiento, cuando crea reservas, configura alojamientos, introduce datos o habilita formularios para huéspedes;
- el huésped, cuando completa un formulario de check-in;
- fuentes técnicas automáticas, como IP, logs, identificadores online, cookies o datos de uso del servicio;
- proveedores o herramientas integradas en el servicio, cuando sea necesario para la prestación técnica del mismo.
8. Destinatarios y proveedores
A) Comunicaciones a autoridades por cuenta del alojamiento
Cuando el alojamiento lo solicite mediante el uso de la plataforma, los datos de huéspedes podrán ser comunicados a SES Hospedajes o a la autoridad competente, conforme a la normativa aplicable.
Estas comunicaciones se realizan por cuenta del alojamiento, que actúa como responsable del tratamiento y sujeto obligado respecto de la actividad de hospedaje.
B) Proveedores tecnológicos
Para prestar el servicio podemos utilizar proveedores tecnológicos necesarios, tales como alojamiento web o servidores, correo electrónico transaccional, soporte, help desk, analítica, seguridad, copias de seguridad, comunicaciones, chatbot, pasarelas de pago y otros servicios técnicos necesarios.
Cuando dichos proveedores traten datos personales por cuenta de Checkin Vacacional, actuarán como encargados o subencargados del tratamiento y estarán sujetos a obligaciones contractuales conforme al RGPD.
El listado actualizado de subencargados del tratamiento utilizados por Checkin Vacacional está disponible en:
https://www.checkinvacacional.com/subencargados
La incorporación, sustitución u oposición a subencargados se regulará conforme al Contrato de Encargo de Tratamiento aplicable.
C) Otros destinatarios
También podremos comunicar datos cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales, atender requerimientos de autoridades competentes, defender nuestros derechos o gestionar reclamaciones.
9. Transferencias internacionales
Con carácter general, procuramos utilizar proveedores ubicados en la Unión Europea o en el Espacio Económico Europeo.
Si excepcionalmente fuera necesario utilizar proveedores ubicados fuera del Espacio Económico Europeo, se aplicarán las garantías adecuadas previstas por la normativa de protección de datos, como decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otras medidas legalmente válidas.
Cuando actuemos como encargado del tratamiento, las transferencias internacionales relacionadas con datos de huéspedes se realizarán conforme al contrato de encargo de tratamiento aplicable y, cuando proceda, siguiendo las instrucciones del alojamiento responsable del tratamiento.
10. Plazos de conservación
A) Cuando actuamos como responsable del tratamiento
Conservaremos los datos durante los siguientes plazos orientativos:
Cuenta y operativa del servicio: mientras seas cliente o usuario activo y, tras la baja, durante el tiempo necesario para atender responsabilidades legales, contractuales o posibles reclamaciones.
Facturación y contabilidad: durante los plazos legalmente aplicables en materia fiscal, contable y mercantil.
Soporte: durante el tiempo necesario para gestionar la consulta o incidencia y, posteriormente, durante el plazo razonable para atender posibles responsabilidades. Como referencia general, podremos conservar tickets o comunicaciones de soporte hasta 3 años tras su cierre, salvo que sea necesario un plazo superior por reclamación, incidencia o exigencia legal.
Comunicaciones comerciales: hasta que retires tu consentimiento, solicites la baja o te opongas al tratamiento.
Logs de seguridad: hasta 12 meses, salvo que deban conservarse durante más tiempo por motivos de investigación de incidentes, seguridad, prevención de fraude o defensa ante reclamaciones.
B) Cuando actuamos como encargado del tratamiento: datos de huéspedes
Conservaremos los datos de huéspedes según las instrucciones del alojamiento responsable del tratamiento, la configuración del servicio, el contrato de encargo de tratamiento y los plazos que resulten aplicables.
Como referencia sectorial, el Real Decreto 933/2021 prevé, para determinados sujetos obligados, la conservación del registro informático durante tres años desde la finalización del servicio o prestación contratada. No obstante, la determinación concreta de los plazos aplicables corresponde al alojamiento como responsable del tratamiento.
A la finalización de la relación contractual, los datos se suprimirán o devolverán conforme a lo previsto en el contrato de encargo de tratamiento, salvo que exista una obligación legal de conservación o sea necesario conservarlos durante el plazo imprescindible para atender posibles responsabilidades.
11. Derechos de las personas
Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento, portabilidad y a no ser objeto de decisiones automatizadas, escribiendo a:
info@checkinvacacional.com
Para poder tramitar correctamente la solicitud, podremos pedirte información adicional que permita acreditar tu identidad o identificar el tratamiento al que se refiere tu solicitud.
Si tu solicitud se refiere a datos que tratamos como responsables del tratamiento, por ejemplo datos de cuenta, facturación, contacto, soporte o comunicaciones comerciales, la tramitaremos directamente.
Si tu solicitud se refiere a datos de huésped tratados por cuenta de un alojamiento, te indicaremos, cuando sea posible, que debes dirigirte al alojamiento responsable del tratamiento. En estos casos, Checkin Vacacional asistirá al alojamiento en la atención de la solicitud cuando proceda, conforme al contrato de encargo de tratamiento.
También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, especialmente si consideras que no hemos atendido adecuadamente el ejercicio de tus derechos.
12. Cookies y comunicaciones comerciales
El sitio web puede utilizar cookies técnicas necesarias para su funcionamiento y, cuando el usuario lo acepte, cookies analíticas, de personalización o de marketing.
Las cookies no necesarias se instalarán únicamente con tu consentimiento, mediante el banner o gestor de configuración correspondiente.
Puedes consultar información detallada sobre el uso de cookies, finalidades, proveedores y configuración en nuestra Política de Cookies.
Las comunicaciones comerciales se enviarán únicamente cuando exista una base legal para ello, incluyendo siempre un mecanismo sencillo y gratuito para darse de baja u oponerse.
13. Seguridad de la información
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales frente a destrucción, pérdida, alteración, acceso no autorizado o comunicación indebida.
Estas medidas están orientadas a preservar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los sistemas y servicios.
Entre otras medidas, podemos aplicar:
- control de accesos y gestión de permisos;
- autenticación de usuarios;
- cifrado en tránsito;
- cifrado en reposo cuando proceda;
- registro de actividad;
- monitorización de seguridad;
- copias de seguridad;
- medidas de recuperación ante incidencias;
- segregación de accesos;
- revisión y mejora continua de la seguridad.
En el caso de evidencias técnicas, trazabilidad, justificantes o huellas digitales asociadas al proceso de registro, se aplican medidas orientadas a preservar la integridad técnica de la información.
En caso de violación de seguridad de los datos personales, Checkin Vacacional adoptará las medidas necesarias para su gestión y documentación. Cuando actuemos como encargado del tratamiento y el incidente afecte a datos personales tratados por cuenta de un alojamiento, notificaremos dicha circunstancia al responsable del tratamiento sin dilación indebida, facilitando la información razonablemente disponible para que pueda valorar y cumplir sus obligaciones legales.
14. Menores de edad
El servicio de Checkin Vacacional no está dirigido específicamente a menores de edad como usuarios directos de la plataforma.
En contextos de hospedaje, pueden tratarse datos de menores cuando sea necesario para el registro de viajeros y el cumplimiento de la normativa aplicable. En estos casos, el alojamiento actúa como responsable del tratamiento y debe asegurarse de recabar y tratar la información de forma adecuada, incluyendo, cuando proceda, la intervención del adulto responsable.
Checkin Vacacional tratará dichos datos únicamente por cuenta del alojamiento y siguiendo sus instrucciones.
15. Asistencia en el alta o configuración de SES Hospedajes
Cuando el usuario solicite asistencia para el alta, activación o configuración de SES Hospedajes, Checkin Vacacional tratará los datos necesarios para gestionar dicha solicitud, prestar el soporte solicitado y configurar técnicamente la conexión con la plataforma.
El usuario garantiza que los datos facilitados son correctos, que dispone de autorización suficiente para solicitar dicha gestión y que la información relativa al alojamiento o actividad de hospedaje es veraz y actualizada.
Las condiciones específicas de este servicio, incluyendo el uso de credenciales generadas o configuradas con asistencia de Checkin Vacacional, se regularán en las Condiciones Generales del servicio o en las condiciones particulares aceptadas por el usuario.
16. Decisiones automatizadas
Checkin Vacacional no adopta decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre los usuarios o huéspedes, ni decisiones basadas exclusivamente en tratamientos automatizados con efectos significativos similares.
La plataforma puede realizar validaciones automáticas de formato, coherencia o campos obligatorios, así como mostrar estados técnicos de envío, error o aceptación. Estas validaciones tienen finalidad operativa y de soporte, y no constituyen verificación oficial de identidad ni valoración jurídica del cumplimiento del alojamiento.
17. Cambios en esta Política
Podremos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios legales, técnicos, organizativos o del servicio.
Publicaremos la versión vigente en el sitio web y, cuando los cambios sean relevantes, informaremos por medios razonables.
La fecha de última actualización aparecerá indicada al inicio de esta Política.
18. Contacto
Para cualquier consulta relacionada con esta Política de Privacidad o con el tratamiento de datos personales, puedes contactar con nosotros en:
ARXIPELIC SOFT C.B.
c/ Màniga 8, 07520 Petra, Mallorca, España
Email:
info@checkinvacacional.com
Teléfono: +34 644 64 93 27
